平素よりご厚情をいただき、誠にありがとうございます。
表題にある様に、キャンセルについてのお願いを皆様へご案内させて頂きます。
まず、弊社サービスに関する予約キャンセルは、如何なる理由であっても利用規約に則して手続き頂ければ受理します。しかしながら、ここ最近明らかに利用規約を読んでいないであろうキャンセル申請が後を経ちません。
ご予約の際に予約完了メール（自動送信）が予約者へ送信されますが、その本文中にキャンセル方法の記載がございます。
利用規約のキャンセルポリシーでは、上記メール本文のURLよりキャンセルを行う事を原則としています。
このURLをクリックするだけでキャンセルが自動的に処理され、該当イベントの予約可能人数が自動的に調整されます。要するに、双方の誤解をなくす・責任所在を明確にする・再募集処理の自動化、という観点です。
しかしながら、ここ最近多いのがWEBサイトでの「キャンセル申請フォーム」からのキャンセル連絡です。
これは、予約システムのトラブルなどで正規のキャンセル手順を踏めない場合のバックアップ手段として用意されています。キャンセル申請フォーム
つまり、この方法でキャンセルする場合は異常な事が起きている場合のみとなります。また、画面上にもしつこい程に記載があり、入力項目にさえ「正規手順を踏めなかった理由」を入力する項目があります。
「そんなのどっちでもいいじゃん」「めんどくさい」と感じる方もいるかもしれませんが、重要なことは、
- キャンセルポリシーとして利用規約に記載がある
- 予約時に利用規約およびキャンセルポリシーを承諾済み
この２点を理解していないということになってしまいます。
必ず利用規約を理解した上でご利用頂きたいですし、そもそも予約時に各承諾項目に対し全てチェックを付けて頂かない限り予約が完了しない仕様になっています。
これは、いざ係争案件になった際の「私共の正当性主張の根拠」という側面もあります。
たかがキャンセル連絡と感じるかもしれませんが、お客様と弊社の間で交わした「契約の一部」といえる利用規約をお客様が守らない場合は、私どもは利用規約に則して機械的に対応致します。
お客様と私共は対等な関係であり、双方合意してサービスが成り立っている事を忘れないでください。
13BASE 施設責任者 水野